Forretningsbetingelser
Vilkår for abonnement på MailAI, leveret af ZRM ApS. Gælder for erhvervskunder.
Version 1.0, gældende fra 1. september 2026.
Disse betingelser gælder for adgang til og brug af MailAI — en Chrome-udvidelse med tilhørende hostet tjeneste — leveret af ZRM ApS, CVR-nr. 43694367, Brolæggerstræde 6, 1211 København K (herefter “ZRM”). Kunden (herefter “Virksomheden”) accepterer betingelserne ved at oprette en konto eller tage tjenesten i brug.
1. Gyldighed og anvendelsesområde
Betingelserne gælder for alle aftaler mellem ZRM og erhvervskunder om MailAI. De er sekundære til enhver anden skriftlig aftale indgået med Virksomheden: en særskilt kontrakt tilsidesætter disse betingelser på de områder, hvor de er i konflikt.
MailAI fungerer sammen med tredjepartssystemer — først og fremmest Virksomhedens CRM samt Google Chrome. Virksomhedens brug af disse er underlagt de pågældende udbyderes egne vilkår, som ZRM ikke er part i.
2. Tjenesten
MailAI åbner et sidepanel i Virksomhedens CRM, skriver e-mailskabeloner ud fra Virksomhedens beskrivelse og indsætter dem i CRM’ets egen template-editor. Tjenesten leveres som software som en service (SaaS) og opdateres løbende.
Zoho CRM er den første og på nuværende tidspunkt eneste understøttede integration. ZRM kan tilføje, ændre eller udfase understøttelse af enkelte CRM-systemer, herunder hvis en tredjepart ændrer sin platform, sine API’er eller sine vilkår. Væsentlige indskrænkninger varsles med 30 dages skriftligt varsel.
MailAI kræver Chrome 116 eller nyere samt en aktiv CRM-licens hos Virksomheden. ZRM leverer ikke CRM-licenser som del af abonnementet.
3. Konto, organisation og roller
Brugere oprettes med en arbejdsmail og placeres i Virksomhedens workspace. Yderligere domæner kan tilknyttes ved at bevise kontrol over domænet med en TXT-post i DNS. Adgange er personlige og må ikke deles.
Virksomheden administrerer selv roller (ejer, administrator, medlem), invitationer og forbrugslofter per bruger, og er ansvarlig for de handlinger, der foretages via Virksomhedens konti. Virksomheden skal straks underrette ZRM ved mistanke om uautoriseret adgang.
4. Planer, forbrug og tokens
Tjenesten udbydes i planerne Free, Standard, Premium og Enterprise. Planerne adskiller sig på månedligt tokenforbrug og antal designprofiler. Forbruget fremgår af måleren i sidepanelet og i adminkonsollen.
Tokens tildeles per kalendermåned og overføres ikke til næste måned. Er månedens tildeling opbrugt, kan generering af nye e-mails afvises, indtil måneden skifter, eller Virksomheden opgraderer. Opgradering træder i kraft straks og faktureres pro rata for den resterende periode; nedgradering træder i kraft ved næste fornyelse.
Introtilbud: Virksomheder, der opretter sig inden 1. november 2026, betaler den annoncerede intropris i de første 12 måneder, hvorefter listeprisen for den valgte plan træder i kraft ved næste fornyelse.
5. Fair use og betydningen af “ubegrænset”
Hvor tjenesten omtales som “ubegrænset” — herunder tokens og designprofiler på Enterprise-planen — skal dette forstås som uden et på forhånd offentliggjort loft inden for normal, erhvervsmæssig brug hos én organisation. Det er ikke et tilsagn om uendelig kapacitet, og det er ikke en teknisk garanti.
Al brug er underlagt en fair use-grænse, som ZRM fastsætter og løbende justerer ud fra typisk forbrug blandt sammenlignelige kunder samt kapaciteten hos ZRM’s underleverandører. Grænsen er sat, så den ikke rammer sædvanlig brug.
Overstiger Virksomhedens forbrug fair use-grænsen væsentligt, eller er forbruget automatiseret, videresolgt, delt med tredjemand eller på anden vis atypisk, kan ZRM — efter først at have kontaktet Virksomheden skriftligt og med rimelig frist til at bringe forbruget ned — begrænse hastigheden, afvise yderligere forespørgsler eller kræve, at Virksomheden overgår til en aftale, der afspejler det faktiske forbrug.
ZRM oplyser den gældende fair use-grænse på skriftlig forespørgsel til info@zrm.dk.
6. Priser, betaling og prisregulering
Abonnementer betales forud, månedligt eller årligt efter Virksomhedens valg. Alle priser er i euro og eksklusive moms og eventuelle afgifter. Free-planen er vederlagsfri og kan ændres eller ophøre med 30 dages varsel.
Betaling sker med betalingskort gennem vores betalingsformidler Stripe. Ved oprettelse giver Virksomheden Stripe tilladelse til automatisk at trække abonnementet ved hver fornyelse. Kortoplysninger håndteres udelukkende af Stripe og opbevares ikke hos ZRM. Betaling mod faktura er alene muligt efter særlig skriftlig aftale.
Afvises en betaling, forsøges den igen, og ZRM kan suspendere adgangen, indtil betaling er gennemført. Er faktura særskilt aftalt, er betalingsfristen 7 dage netto, og ved overskridelse pålægges rykkergebyr, morarente og kompensationsbeløb efter renteloven.
Priserne reguleres planlagt én gang årligt pr. 1. januar, og ekstraordinært hvis ZRM’s underleverandører hæver deres priser. Regulering varsles skriftligt med 30 dage. Accepteres stigningen ikke, kan Virksomheden opsige abonnementet med 14 dages skriftligt varsel inden ikrafttræden.
7. Løbetid og opsigelse
Månedsabonnementer fornyes automatisk hver måned og kan opsiges frem til udgangen af den betalte periode. Årsabonnementer fornyes automatisk for et år og kan opsiges senest 30 dage før fornyelsen. Opsigelse sker skriftligt til info@zrm.dk eller i adminkonsollen. Der ydes ikke refusion for en påbegyndt periode.
ZRM kan opsige et abonnement med 3 måneders skriftligt varsel og kan suspendere eller lukke adgangen uden varsel ved manglende betaling efter påmindelse, ved misbrug efter punkt 8 eller ved risiko for tjenestens drift eller sikkerhed. Data slettes efter 90 dage fra ophør, medmindre lovgivning kræver anden opbevaring.
8. Virksomhedens ansvar og acceptabel brug
Virksomheden er ansvarlig for indholdet af de e-mails, der skrives, godkendes og udsendes, herunder at udsendelse sker med gyldigt grundlag efter markedsføringsloven og databeskyttelsesreglerne. MailAI udsender ikke selv e-mails.
Virksomheden må ikke bruge tjenesten til ulovligt, vildledende eller krænkende indhold eller til uopfordret massemail (spam), og må ikke videresælge, udleje eller give tredjemand adgang til tjenesten uden skriftlig aftale.
Det er ikke tilladt at forsøge at omgå forbrugsgrænser, sikkerhedsforanstaltninger eller autentifikation, at reverse engineere udvidelsen ud over hvad ophavsretsloven tillader, eller at bruge tjenesten til at udvikle et konkurrerende produkt.
9. Data og AI-behandling
MailAI læser den template-editor-side, brugeren har åben, samt kataloget over tilgængelige feltnavne i CRM’et. Tjenesten læser ikke Virksomhedens CRM-records, kontakter eller postkasser.
Beskrivelser og de nødvendige oplysninger om designprofilen sendes gennem ZRM’s egen tjeneste til den AI-underleverandør, der genererer teksten. Indholdet anvendes ikke til træning af modeller. Tjenesten hostes i EU.
Behandler ZRM personoplysninger på Virksomhedens vegne, indgås en databehandleraftale, som har forrang for disse betingelser i spørgsmål om behandling af personoplysninger. Se i øvrigt privatlivspolitikken.
10. Rettigheder
ZRM ejer alle rettigheder til MailAI, herunder software, design og dokumentation. Virksomheden får en tidsbegrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret, så længe abonnementet er betalt.
Virksomheden ejer sit eget indhold: designprofiler, signaturer og de e-mailskabeloner, tjenesten producerer til Virksomheden. ZRM må kun bruge Virksomhedens navn og logo i markedsføring efter skriftlig accept.
11. Drift, support og ændringer
ZRM tilstræber høj oppetid, men garanterer ikke uafbrudt drift, medmindre der er indgået en særskilt serviceaftale. Planlagt vedligehold varsles så vidt muligt. Nedbrud eller ændringer hos tredjeparter, herunder CRM-udbyderen, browseren og AI-underleverandøren, kan påvirke tjenesten.
Support ydes på dansk og engelsk inden for normal kontortid via support@mailai.dk. ZRM kan ændre disse betingelser; væsentlige ændringer varsles skriftligt med 30 dage, og Virksomheden kan i så fald opsige abonnementet inden ikrafttræden.
12. Ansvarsbegrænsning
AI-genereret indhold skal gennemses af Virksomheden før brug. ZRM indestår ikke for, at et genereret udkast er korrekt, fuldstændigt eller egnet til et bestemt formål, og er ikke ansvarlig for indholdet af udsendte e-mails.
ZRM er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tabt goodwill eller tab af data. ZRM’s samlede ansvar er under alle omstændigheder begrænset til de abonnementsbetalinger, Virksomheden har betalt for MailAI i de 12 måneder, der ligger forud for det ansvarspådragende forhold.
Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed eller i det omfang, ansvar ikke kan begrænses efter dansk ret.
13. Fortrolighed, overdragelse og lovvalg
Parterne behandler oplysninger om hinandens forhold fortroligt. ZRM kan overdrage aftalen til et koncernforbundet selskab eller i forbindelse med en virksomhedsoverdragelse; Virksomheden kan kun overdrage aftalen med ZRM’s skriftlige samtykke.
Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved voldgift i København efter dansk ret.